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Distribución HVAC


Por Guitze Messina / Director Ejecutivo de HARDI México  



¿Por qué tenemos diferencias de inventario? ¿Cómo puede haber discrepancias entre lo que compré y lo que tengo disponible para vender? ¿Cuál es la razón de estas diferencias? 


El jefe de almacén o el dueño de una empresa de distribución se ha formulado todas estas preguntas infinitas veces. La respuesta es sencilla y compleja a la vez. Para empezar con la parte más sencilla, veamos cuáles son las causas principales de un inventario incompleto, que en más de 90 años de historia nuestra asociación ha documentado:


  1. Robo interno/ Robo externo
  2. Mal conteo de piezas o un proceso inadecuado de registro del inventario
  3. Uso inadecuado del personal de almacén en diferentes posiciones


La mayoría de los distribuidores hacen inventario una vez al año, lo cual es considerado necesario por cuestiones contables. Esto asegura que los días previos al inventario o los días después son los más propensos a registrar robo de mercancía. ¿Por qué? La razón es sencilla: como el inventario es anual, tomará un año que se detecte el faltante.


Nuestro negocio no es la contabilidad, es proteger y maximizar el ingreso de nuestros productos. Ése es un proceso continuo, no anual. La práctica de inventariar una vez al año la heredamos de contabilidad, pero no es aplicable al negocio de la distribución. Nosotros necesitamos un sistema de inventario continuo y también realizar auditorías frecuentes (al menos tres veces al año) en cada una de las tiendas y centros de distribución que tengamos.


Tanto la metodología de inventariar continuamente como la forma de auditar y contar es importante dominarla para hacerlo correctamente. La implementación del sistema requiere de la participación de la gerencia y de los jugadores principales del almacén. Igualmente requiere de un cambio de filosofía de “almacén” a “bóveda”, donde si fuéramos dueños de dinero y no de productos, sin duda tendríamos más cuidado con la mercancía. Esta es la nueva visión que debemos adoptar.


De igual manera, el proceso de inventariar las piezas es sumamente crítico y no podemos tener al personal más nuevo haciendo las tareas más críticas, como recibir o despachar. Si implementamos un proceso de inventario continuo y mejoramos los procesos de ingreso de producto con el personal correcto, y además implementamos un sistema de auditoría en las tiendas cada 90 días, veremos que la falta de producto en inventario se reduce en más de 75 %.


Lo otro que va a mejorar es el servicio al cliente, ya que siempre vamos a decir que tenemos producto que realmente tenemos y además reduciremos inventario, porque no necesitaremos tanto producto de “seguridad”, ya que los números serán más reales. En otras palabras, reducimos costos y capital de trabajo y mejoramos ingresos y servicio.


Las preguntas entonces son: ¿cómo debemos hacer un sistema de inventario continuo? ¿Qué personal debemos tener en cada fase del proceso de almacenamiento? ¿Dónde debemos colocar al personal más nuevo y menos entrenado? ¿Dónde debemos tener el personal más capacitado? ¿Qué sistema de recompensas me ayudará a motivar al personal de almacén a hacer mejor su trabajo y reducir diferencias? ¿Qué sistema de auditoria me ayudará a verificar el inventario de las tiendas y cómo debe estar atado el sistema de recompensas al resultado de las auditorias?


Al contestar estas preguntas vamos a recuperar mucho del dinero que se escapa hoy por diferencia de inventario y seremos más rentables, pues, al final, ése es el objetivo de esta columna: que tú ganes más. Manos a la obra. Hay mucho que hacer. ¡Éxito a todos!

¿Diferencias de inventario?

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